Rédiger des e-mails est une tâche courante, mais parfois chronophage. Que ce soit pour répondre à un client, informer ton équipe ou transmettre une demande à ton supérieur (d’augmentation par exemple 😆), il est essentiel de bien formuler ton message tout en étant rapide et précis. C’est là que ChatGPT peut t’aider ! Si tu le promptes correctement, il pourra t’aider à écrire des emails structurés, tout en s’adaptant à ton contexte.
Dans cet article, nous allons explorer comment ChatGPT peut t’aider à rédiger des emails pro, clairs et percutants.
Comment ChatGPT peut t’aider à écrire un mail
Voici quelques cas concrets où ChatGPT peut t’aider, tous les jours, à la rédaction de tes mails, et donc, à récupérer un peu de temps dans ta journée ☺️
Génération de brouillons rapides : ChatGPT peut te créer un brouillon en quelques secondes. Il suffit de fournir quelques informations clés sur ce que vous voulez dire, et il te génère un email structuré. Cela vous permet d’initier un brouillon rapidement afin que tu puisses l’affiner avant son envoie. C’est très utile lorsque tu ne sais pas par quel bout prendre ton mail ou lorsque tu dois traiter un sujet complexe ou épineux.
Exemple : "Rédige un email pour informer John, mon client de la société ABCD, que nous avons un léger retard dans la livraison de la fonctionnalité X de son logiciel, mais que nous mettons tout en œuvre pour y remédier. Tu utiliseras un ton formel mais rassurant et tu utiliseras le tutoiement."Correction des fautes d’orthographes et de grammaire : Tu peux utiliser ChatGPT pour qu’il relise ton email et qu’il t’aide à corriger tes fautes d’orthographes et de grammaire. Ce qui est top c’est que tu peux lui demander qu’il t’expliquer tes erreurs pour continuellement apprendre.
Exemple : "Corrige cet email en rayant les erreurs et en intégrant la correction en gras juste après chaque mot rayé. Pour chaque erreur tu m'expliqueras l'erreur faite ainsi que sa correction.
[contenu de l'email]"Optimisation du contenu : Tu as déjà écrit un mail mais tu veux le transformer avec un ton plus formel ou informel, ChatGPT peut également t’aider à cela. Tu peux lui spécifier si le message doit être professionnel, neutre ou plus amical par exemple. Il peut également améliorer les phrases que tu as rédigée, supprimer les répétitions, rendre ton message plus long ou plus concis en fonction de ton besoin.
Exemple 1 : "Voici l'email que j'ai écrit pour remercier mon équipe pour le travail accompli cette semaine. Peux-tu le reformuler en adoptant un ton amical et motivant.
[contenu de l'email]"Exemple 2 : "Optimise cet e-mail pour qu’il soit plus direct et impactant. Corrige également mes fautes d'ortographes ainsi que mes répétitions. Tu utiliseras le vouvoiement et un ton formel.
[contenu de l'email]"Intégration d’IA Générative dans certains produit de messagerie
Bien que tu puisses utiliser ChatGPT de manière indépendante pour générer le contenu de tes emails, certaines plateformes de messagerie intègrent désormais directement des modules d’IA Génératives similaires pour faciliter et accélérer ta rédaction. L’avantage ici, c’est que tu peux utiliser la génération d’email sans avoir à quitter ton outil de travail habituel. Par exemple :
- Microsoft Copilot dans Outlook intègre un module d’IA basé sur Copilot de Microsoft, facilitant la création de brouillons et de réponses automatiques directement depuis Outlook.
- Gmail propose des fonctionnalités intelligentes telles que Help Me Write ou Smart Compose, qui utilise l’IA pour vous suggérer des phrases pendant la rédaction.
- Des outils de messagerie comme Superhuman intègrent également l’IA Générative dans leur produit pour générer des réponses rapides et faciliter la gestion de tes emails.
Ces intégrations permettent d’accéder aux avantages de l’IA Générative sans avoir à copier-coller du texte entre différentes applications.
Conclusion
J’utilise SuperHuman tous les jours pour m’aider à rédiger des emails et gagner du temps (il intègre directement ChatGPT afin de ne pas avoir à copier-coller mes mails entre ma messagerie et ChatGPT). Drafter des emails, répondre à une question récurrente, écrire une réponse sur un sujet tendu / épineux et tellement d’autres cas d’usage.
En adoptant cette approche, j’ai réussi à optimiser mon temps mais également la qualité des emails que j’envoie.
Et toi, est-ce que tu utilises une IA Générative pour t’aider dans la rédaction de tes emails ?
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L'IA & Moi 