Introduction
Dans un monde où la quantité d’emails et de messages instantanés explose, il peut être difficile de suivre toutes les actions à mener. Et si Microsoft 365 Copilot pouvait devenir ton assistant personnel pour t’aider à t’organiser ? C’est exactement ce que j’ai mis en place dans mon environnement professionnel avec Microsoft 365 Copilot. Dans cet article, je t’explique comment un simple prompt m’aide, toutes les semaines, à transformer les messages que je reçois en tâches concrètes.
Le défi
Chaque semaine, je reçois des milliers d’emails et de messages Teams. Même avec la meilleure volonté du monde et une organisation millimitrée, il peut arriver de louper des actions à réaliser.
A titre d’exemple, la semaine dernière (alors que j’étais en vacances, j’ai reçu 600 mails et 436 messages Teams).
Ma solution
Plutôt que de tout retraiter manuellement, j’ai décidé de confier cette mission à Microsoft 365 Copilot tous les dimanches soirs pour avoir une liste de tâches actionnables dès le lundi matin (toutes mes entreprises étant dans le Cloud Microsoft 365, c’était l’outil de prédilection pour réaliser cela). Voici le prompt que je lui envoie :
Analyse tous les emails et messages Teams (discussions et équipes) que j'ai reçus ou envoyés au cours des 7 derniers jours. Identifie toutes les informations importantes et transforme-les en une liste de tâches actionnables, claires et spécifiques, classées par priorité (haute, moyenne, basse).
Pour chaque tâche, fournis :
- L'action à mener,
- Une échéance (si mentionnée ou implicite),
- La source d'origine (email, Teams, etc.),
- Et toute dépendance éventuelle (ex. attente d'une réponse).
En tenant compte de mon agenda et de mes rendez-vous existants, propose des créneaux horaires optimaux pour réaliser chaque tâche. Priorise les créneaux disponibles les plus proches des deadlines identifiées, en respectant les durées estimées nécessaires et en évitant de surcharger mon emploi du temps.
Le résultat
En quelques secondes (ou minutes dépendamment de la quantité de données à analyser), Copilot me fournit une liste de tâches priorisées, prêtes à être intégrées dans mon agenda ou mon gestionnaire de tâches préféré.
Les gains constatés : Je suis plutôt bien organisé avec un gestionnaire de tâches + un calendrier dans lequel je vais mettre tous mes rdv et deadline. Cependant, le fait d’exécuter ce prompt tous les dimanches, pour préparer ma semaine, me permet de m’assurer que je n’ai rien raté (et ça arrive 🤫) et me permet également de challenger certaines priorités ☺️
Prérequis indispensable
Il faut être dans le Cloud Microsoft 365 et :
- Utiliser Exchange Online comme messagerie
- Utiliser Microsoft Teams comme logiciel de discussion interne
- Disposer de la licence Microsoft 365 Copilot afin de pouvoir réaliser ces actions.
Conclusion
L’IA n’est pas là pour nous remplacer, mais pour augmenter notre efficacité. En lui confiant des tâches répétitives et chronophages, nous pouvons nous concentrer sur ce qui compte vraiment : l’action et la valeur ajoutée.
C’est ce que je fais, notamment à l’aide de ce prompt, pour me concentrer uniquement sur les actions à réaliser extraites de mes emails et de mes messages Teams.
Et toi, comment pourrais-tu utiliser Copilot 365 pour libérer du temps ?
Si cet article t’a plu, n’hésite pas à t’abonner, mettre un like et partager sur les réseaux sociaux.
L'IA & Moi 
Vous devez être connecté pour poster un commentaire.