Quand on reçoit des dizaines, voire des centaines d’emails par jour, le vrai problème n’est pas de répondre vite, mais de savoir à quoi répondre en priorité. Pour éviter les oublis et le bruit inutile, j’utilise aujourd’hui un prompt IA comme super-assistant exécutif pour piloter ma boîte mail.
Le problème
Même avec des règles, des dossiers et des libellés, on se retrouve vite face à plusieurs risques :
- Passer à côté d’un mail critique
- Répondre trop tard à une demande urgente,
- Confondre information utile et bruit,
- Perdre du temps à relire plusieurs fois les mêmes échanges.
Le principe
Chaque jour, Copilot analyse les emails restés sans réponse sur les 24 dernières heures et en extrait uniquement l’essentiel :
- les messages urgents,
- ceux sensibles au facteur temps,
- ceux qui nécessitent une action claire.
Les résultats sont structurés en trois catégories simples :
- À répondre
- Pour information
- Autres emails importants
Pour chaque message, j’obtiens l’expéditeur, l’objet, un résumé synthétique, les éventuelles échéances et la prochaine action à mener.
Le prompt
Voici le prompt que j’utilise comme base d’analyse de mes mails :
Passe en revue tous les emails auxquels je n’ai pas répondu au cours des 24 dernières heures, et identifie tout élément important que j’aurais pu manquer. Concentre-toi sur les messages à haute priorité, sensibles au facteur temps ou nécessitant une action. Organise les résultats en trois sections : À répondre, Pour information et Autres emails importants. Pour chaque message, indique l’expéditeur, l’objet, un bref résumé, les éventuelles dates d’échéance ou délais, ainsi que les prochaines actions à mener.
Le résumé doit être clair, synthétique et adapté à une lecture rapide dans Teams.Les bénéfices concrets
Depuis que j’utilise cette approche :
- Mon attention est d’abord focus sur les mails importants
- Je réponds plus vite sur les sujets critiques
- Je garde une vision claire de ce qui nécessite réellement mon attention du reste
Pour aller plus loin
Il est possible de programmer l’exécution des prompts pour qu’ils s’exécutent, par exemple dans le cas de celui de ce post, tous les matin à 6h. Cela permet d’avoir le résultat en arrivant au bureau pour les 24 dernières heures de mails (je vous montre comment faire dans un post futur).
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L'IA & Moi 